Wybór programu do księgowania – na co zwracać uwagę?

Na całe szczęście nie wrócą już czasy, gdy osoby, które z wyboru bądź z konieczności decydowały się na samodzielne prowadzenie księgowości firmy, musiały przedzierać się przez stosy związanych z nią papierów. Obecnie księgowość elektroniczna powoli wyznacza nowe standardy, a wraz z wymaganiami przedsiębiorców rosną także oczekiwania wobec programów stosowanych do księgowania. Jak rozpoznać dobry program tego rodzaju i jakie jego cechy będą najistotniejsze?

Jaki powinien być idealny program?

Wbrew temu, co chciałyby przekazać konsumentom konkurujące ze sobą firmy, które oferują oprogramowanie księgowe, w pełni funkcjonalny program do księgowości wcale nie musi słono kosztować. Co więcej, na rynku dostępne są programy, których użytkowanie w podstawowej wersji nic nie kosztuje. Darmowy program do faktur nie będzie ustępował jakością swoim płatnym odpowiednikom, o ile wyposażony zostanie w kilka niezbędnych funkcjonalności.

Przy jego wyborze warto przede wszystkim przyjrzeć się bliżej systemom, które oparte są w większości na działaniu online, zwłaszcza, jeśli dane są w nich przechowywane w bezpiecznie szyfrowanej chmurze. Program księgowy dla małych firm musi umożliwiać intuicyjne i sprawne prowadzenie KPiR, jednak przedsiębiorcy, którzy zastanawiają się rozszerzeniem profilu działalności, powinni zwrócić baczniejszą uwagę na programy z funkcją prowadzenia pełnej księgowości. Obecnie praktycznie wszystkie programy posiadają zautomatyzowany proces księgowania i wystawiania faktur (np. Taxomatic), istotne jest jednak, by był on także połączony z możliwością generowania okresowych deklaracji skarbowych oraz ZUS.

Nieoceniony support i aktualizacje

Dla osób, które wciąż czują się niepewnie w świecie dokumentacji firmowej, lub obawiają się konsekwencji błędu, który mogłyby popełnić, szczególnie przydatną cechą dobrego programu do księgowania będzie rozbudowany system wsparcia ze strony producenta. Może on przybierać formę detalicznego samouczka, wzbogaconego o przykłady konkretnych rozwiązań, dostępnej o każdej porze infolinii lub też wsparcia mailowego, albo konsultacji na żądanie z certyfikowanym księgowym.

Krytyczna analiza oferowanego przez producenta supportu pozwoli również na wstępną ocenę, czy jest to rzetelny i w pełni legalny podmiot, któremu warto powierzyć prywatne dane firmy o tak znacznej wadze. Wszystkie rodzaje operacji, które przeprowadzamy w programie, powinny wykazywać ścisłą zgodność z Ustawą o Rachunkowości z 1994 roku, jak również uwzględniać wprowadzane do niej cyklicznie poprawki. Jeśli zatem w pakiecie programu, nad którym się zastanawiamy, nie znajdują się częste aktualizacje, lepszym pomysłem będzie poszukanie idealnego rozwiązania pod innym adresem.